Registrační úřad pro cizince - Welcome Office

Akce se zúčastnili zástupci ministerstva vnitra spolkové země Sasko, Spolkového úřadu pro migraci a uprchlíky (BAMF) a také saský komisař pro cizince Geert Mackenroth a starosta Miko Runkel, oddělení 3 města Chemnitz (zastupující starostku města Chemnitz Barbaru Ludwig).Primátorka Barbara Ludwig), představila jak strategický význam pilotního projektu, tak konkrétní zlepšení na příkladu "Welcome Office" v Chemnitz.

Realizace projektu financovaného z prostředků BAMF v letošním roce končí, takže nyní bylo možné bilancovat. "Projekt byl důležitým milníkem. V žádném případě to však pro nás není konečná záležitost," říká právní starosta Miko Runkel. "Chceme při své práci vycházet z našich zkušeností a dále se rozvíjet jako vstřícný úřad. Chceme přitom dále rozšiřovat služby a zintenzivnit spolupráci s externími partnery. To se týká především TU, pro kterou jsou zahraniční studenti a absolventi stále důležitější."

V roce 2013 zahájil Spolkový úřad pro migraci a uprchlíky (BAMF) projekt "Imigrační úřady - vítací úřady". Cílem pilotního projektu je doprovázet a podporovat imigrační úřady na jejich cestě k tomu, aby se staly "vítacími úřady".

Město Chemnitz se přihlásilo a bylo jmenováno jedním z deseti vybraných modelových míst. Kromě Chemnitzu se projektu účastní také imigrační úřady v Bietigheimu-Bissingenu (Bádensko-Württembersko), okrese Deggendorf (Bavorsko), Essenu, Kielu, Magdeburgu, Mohuči, Postupimi, Výmaru a okrese Wetterau.

Cílem projektu je učinit administrativní procesy na imigračních úřadech místních úřadů pro cizince přívětivějšími. Pozornost byla zaměřena zejména na následující tři oblasti:

Zahajovací akce pilotního projektu se konala v říjnu 2013 v Norimberku.

Od té doby se toho událo mnoho. Přehled toho, čeho již bylo dosaženo, a dalších cílů:

Od poloviny roku 2014 přešel Úřad pro cizince a státní občanství zcela na systém schůzek. Dříve museli žadatelé čekat ve střízlivé čekárně, někdy i několik hodin, než konečně dostali průkazku čekatele, nebo dokonce kvůli velkému návalu lidí frustrovaně odcházeli opět domů. Nyní Úřad pro cizince a státní občanství pracuje výhradně podle objednávkového systému a přiděluje krátkodobé i dlouhodobé termíny. Výsledkem je lepší plánování pro zákazníky i zaměstnance.

S ohledem na další rozšíření koncepce služeb se plánuje také zavedení online systému objednávání.

Od dubna 2015 nastoupil do týmu informační kanceláře pracovník s jazykovým vzděláním v angličtině a francouzštině. Plánuje se také rozšíření otevírací doby informační přepážky a kurzy angličtiny pro zaměstnance Úřadu pro cizince a státní občanství.

Tým byl dále senzibilizován na interkulturní problematiku prostřednictvím různých školení nabízených doprovodnou poradenskou firmou a dalších kurzů.

Vzhledem k extrémnímu nárůstu počtu případů v minulosti však lze cílů projektu dosáhnout pouze s dalšími pracovníky. Od začátku roku byl tým posílen o dalších šest zaměstnanců.

Byly rozšířeny stávající sítě s Technickou univerzitou a Spolkovou agenturou práce. Trvale se zlepšila spolupráce s poradním sborem pro migraci města Chemnitz a s úředníkem pro migraci města Chemnitz.

V rámci práce s veřejností rozšířil Úřad pro cizince a státní občanství svou přítomnost na různých akcích. Kromě účasti na Integračním veletrhu a Mezikulturních týdnech podporuje Úřad pro přistěhovalectví a státní občanství různé formáty akcí specializovanými prezentacemi (např. v Řemeslnické komoře a na univerzitě).

Zlepšila se také spolupráce/komunikace v rámci správy. Příkladem je brožura "Vítejte v Chemnitz", která vznikla v rámci společného meziresortního projektu.

V neposlední řadě byl k 1. lednu 2015 z úřadu pro veřejný pořádek vyčleněn úřad pro cizince a státní občanství, který byl přiřazen k úřadu pro občany. To rovněž odráží změnu z čistě regulačního úřadu na úřad vstřícný k zákazníkům.

Vizuálně nejvýraznější změnou je přemístění informačního centra do čekárny a otevření prostoru instalací skleněných prvků. Tím bylo dosaženo větší transparentnosti.

Kromě toho bylo lepší orientace dosaženo barevným provedením (dveře konzultačních místností dostaly kontrastní barvu). Informační a čekací prostor v přívětivých barvách nyní tvoří okamžitě rozpoznatelný kontrast k dlouhým bíle natřeným chodbám.

Dřívějším bodem kritiky ze strany zákazníků i zaměstnanců byla špatná akustika při konzultacích. Instalace prvků tlumících zvuk u informačního pultu vedla ke znatelnému zlepšení. Po dokončení testovací fáze byla zadána realizace odhlučnění ve všech konzultačních místnostech. Realizace je plánována na přelom září a října 2015.

Nedávno byl také nainstalován vícejazyčný orientační systém pro návštěvníky (angličtina, francouzština, ruština), který pomáhá zahraničním zákazníkům v orientaci.